PODROBNÉ ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV


1. Správca osobných údajov


Názov spoločnosti: ENCORD s.r.o.

Sídlo: Vajkovce 66, 044 43  Vajkovce

IČO: [IČO],

zapísaná v obchodnom registri vedenom [Názov súdu], oddiel [oddiel], vložka [číslo vložky].

Kontaktné údaje správcu:

  • e-mail: office@encord.sk,

  • telefón: +421 903 131 467


2. Aké osobné údaje zhromažďujeme?

V závislosti od účelu spracovania zhromažďujeme nasledujúce typy osobných údajov:

2.1. Identifikačné údaje:

  • Meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, pohlavie, rodné číslo, číslo občianskeho preukazu.

2.2. Kontaktné údaje:

  • Adresa, e-mailová adresa, telefónne číslo.

2.3. Platobné údaje:

  • Bankový účet

2.4. Údaje o objednávkach:

  • Informácie o zakúpených produktoch alebo službách, histórii objednávok.

2.5. Technické údaje:

  • IP adresa, cookies, typ prehliadača, zariadenie, operačný systém, geolokačné údaje.

2.6. Komunikačné údaje:

  • Záznamy e-mailovej komunikácie, chaty, záznamy telefonických hovorov.


3. Účely spracovania osobných údajov

Osobné údaje spracovávame na nasledovné účely:

3.1. Poskytovanie služieb a plnenie zmlúv:

  • Spracovanie objednávok, doručenie produktov/služieb, riešenie reklamácií.

3.2. Zákaznícka podpora:

  • Odpovedanie na otázky, riešenie problémov a poskytovanie informácií.

3.3. Identifikácia a overovanie identity:

  • Rodné číslo a číslo občianskeho preukazu spracovávame na účely overovania totožnosti v prípadoch, keď je to nevyhnutné podľa zákona alebo v prípade ochrany vašich práv (napr. pri uzatváraní zmlúv na diaľku, overovaní totožnosti pri žiadosti o zmenu údajov).

3.4. Marketing a zasielanie noviniek:

  • Personalizované ponuky, newslettery, len so súhlasom.

3.5. Zlepšovanie služieb:

  • Analýza údajov na zlepšenie našich služieb, optimalizácia webovej stránky a produktov.

3.6. Bezpečnosť:

  • Prevencia pred podvodmi, ochrana údajov a technických systémov.

3.7. Plnenie zákonných povinností:

  • Daňové povinnosti, účtovníctvo, súdne konania.


4. Právny základ spracovania osobných údajov

Osobné údaje spracovávame len v prípade, ak máme zákonný dôvod. Tým môže byť:

4.1. Súhlas dotknutej osoby:

  • Napríklad pri zasielaní marketingových informácií alebo personalizovanej reklamy.

4.2. Plnenie zmluvy:

  • Napríklad pri poskytovaní služieb na základe objednávky.

4.3. Plnenie zákonnej povinnosti:

  • Uchovávanie údajov na účely daní a účtovníctva.

4.4 Oprávnený záujem správcu:

  • Napríklad na zabezpečenie bezpečnosti našej webovej stránky alebo na predchádzanie podvodom.


5. Spracovanie citlivých údajov Rodné číslo a číslo občianskeho preukazu

Rodné číslo a číslo občianskeho preukazu patria medzi citlivé osobné údaje, preto ich spracovávame len v prípade, ak je to nevyhnutné na dosiahnutie zákonných alebo zmluvných účelov:

5.1. Overovanie identity:

  • Tieto údaje sú potrebné na overenie totožnosti zákazníka v prípade uzatvárania zmlúv, riešenia reklamácií alebo v prípadoch, kde to vyžaduje zákon.

5.2. Zákonné povinnosti:

  • V prípade, že zákon vyžaduje uchovávanie týchto údajov pre účely kontroly a evidencie.

5.3. Ochrana práv a právnych nárokov:

  • V situáciách, keď je nevyhnutné preukázať alebo obhajovať naše právne nároky (napr. súdne spory, vymáhanie pohľadávok).Tieto údaje sú prístupné iba oprávneným zamestnancom a osobám, ktoré ich spracovávajú na základe našich pokynov a ktoré sú viazané povinnosťou mlčanlivosti.


6. Kto má prístup k vašim údajom?

K vašim osobným údajom majú prístup len oprávnené osoby a subjekty, pričom chránime ich dôvernosť. Kategórie príjemcov údajov:

6.1. Externí poskytovatelia služieb:

  • IT služby, webhosting, marketingové agentúry, kuriérske spoločnosti.

6.2. Platobné brány a banky:

  • Na spracovanie platieb za služby.

6.3. Právne a poradenské služby:

  • Právnici, účtovníci, audítori, v prípade potreby.

6.4. Orgány verejnej moci:

  • Ak to vyžaduje zákon (napr. daňové úrady, súdy).


7. Ako chránime vaše údaje?

Na ochranu osobných údajov vrátane citlivých údajov, ako je rodné číslo a číslo občianskeho preukazu, prijímame komplexné technické a organizačné opatrenia:

7.1. Šifrovanie:

  • Používame šifrovanie na ochranu prenášaných a uchovávaných údajov.

7.2. Prístupové obmedzenia:

  • K citlivým údajom majú prístup iba oprávnené osoby.

7.3. Zálohovanie:

  • Pravidelné zálohovanie údajov na zabezpečenie ich obnovy v prípade straty.

7.4. Monitorovanie systémov:

  • Aktívne monitorujeme naše systémy na odhalenie a prevenciu bezpečnostných incidentov.


8. Uchovávanie osobných údajov

Osobné údaje vrátane citlivých údajov, ako je rodné číslo a číslo občianskeho preukazu, uchovávame len po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie účelov spracovania alebo v súlade s platnými právnymi predpismi.             Po uplynutí tejto doby sú údaje bezpečne zlikvidované.


9. Vaše práva

V súvislosti s vašimi osobnými údajmi máte nasledujúce práva:

9.1. Právo na prístup k údajom:

  • Môžete požiadať o informácie, aké osobné údaje o vás spracovávame.

9.2. Právo na opravu:

  • Ak sú vaše údaje nepresné alebo neúplné, môžete požiadať o ich opravu.

9.3. Právo na vymazanie:

  • Môžete požiadať o vymazanie svojich osobných údajov, ak už nie sú potrebné alebo ak ste odvolali súhlas so spracovaním.

9.4. Právo na obmedzenie spracovania:

  • Môžete požiadať o obmedzenie spracovania vašich údajov v určitých prípadoch.

9.5. Právo na prenositeľnosť údajov:

  • Máte právo získať svoje údaje v štruktúrovanom, bežne používanom formáte a preniesť ich inému správcovi.

9.6. Právo namietať:

  • Môžete namietať proti spracovaniu vašich údajov na základe oprávneného záujmu alebo priameho marketingu.

9.7. Právo odvolať súhlas:

  • Ak je spracovanie založené na vašom súhlase, môžete ho kedykoľvek odvolať.


10. Kontakt

V prípade otázok alebo uplatnenia vašich práv v súvislosti s ochranou osobných údajov nás môžete kontaktovať na e-mailovej adrese office@encord.sk alebo na telefónnom čísle +421 903 131 467.


11. Zmeny v zásadách ochrany osobných údajov

Vyhradzujeme si právo kedykoľvek zmeniť alebo doplniť tieto zásady ochrany osobných údajov. O všetkých významných zmenách vás budeme informovať prostredníctvom našej webovej stránky alebo inými vhodnými prostriedkami, a to s dostatočným predstihom pred tým, ako tieto zmeny nadobudnú účinnosť.

Týmto spôsobom zabezpečíme, aby ste mali možnosť sa s týmito zmenami včas oboznámiť. Zásady ochrany osobných údajov pravidelne prehodnocujeme, aby sme zabezpečili ich aktuálnosť a súlad s legislatívnymi požiadavkami, vrátane nariadenia GDPR a ďalších relevantných právnych predpisov.


12. Prenos osobných údajov do tretích krajín

Vaše osobné údaje v zásade neprenášame do krajín mimo Európskej únie (tretích krajín). Ak by však takýto prenos bol nevyhnutný (napr. pre využitie služieb poskytovateľov so sídlom v tretích krajinách), zabezpečíme, aby prenesenie údajov bolo vykonané v súlade s platnými právnymi predpismi, najmä zaistením primeranej úrovne ochrany údajov.

To môže zahŕňať napríklad využitie štandardných zmluvných doložiek schválených Európskou komisiou, prípadne iných vhodných ochranných opatrení.


13. Automatizované rozhodovanie a profilovanie

Vaše osobné údaje nepoužívame na automatizované rozhodovanie, ktoré by pre vás malo právne účinky alebo iný významný vplyv.

Profilovanie, ak sa vykonáva (napr. v rámci marketingových aktivít), prebieha vždy na základe vášho súhlasu a je realizované s cieľom poskytnúť vám personalizované ponuky a obsah, ktorý je pre vás relevantný.


14. Cookies a sledovacie technológie

Naša webová stránka používa cookies a ďalšie sledovacie technológie na zlepšenie používateľského zážitku, analýzu návštevnosti a na cielenie reklám.

Cookies sú malé textové súbory, ktoré sú uložené vo vašom zariadení a umožňujú nám vás rozpoznať pri ďalšej návšteve.

14.1. Typy cookies, ktoré používame:

  • Nevyhnutné cookies: Sú potrebné na správne fungovanie webovej stránky a nemožno ich vypnúť.

  • Analytické cookies: Pomáhajú nám pochopiť, ako používate našu stránku, a umožňujú nám zlepšiť jej funkčnosť.

  • Marketingové cookies: Umožňujú nám poskytovať vám personalizovaný obsah a reklamy.Môžete si nastaviť svoj prehliadač tak, aby blokoval alebo upozorňoval na tieto cookies, avšak niektoré časti našej stránky potom nemusia fungovať správne.


15. Ochrana osobných údajov detí

Naše služby nie sú určené pre osoby mladšie ako 16 rokov, a preto vedome nezbierame osobné údaje o deťoch.

Ak zistíme, že sme zhromaždili údaje o dieťati mladšom ako 16 rokov bez overiteľného súhlasu rodiča alebo zákonného zástupcu, tieto údaje okamžite odstránime.

Ak ste rodičom alebo zákonným zástupcom a máte pochybnosti, že vaše dieťa nám poskytlo svoje osobné údaje, prosím, kontaktujte nás.


16. Sťažnosti

Ak sa domnievate, že spracovávame vaše osobné údaje nezákonne alebo že porušujeme vaše práva v oblasti ochrany osobných údajov, máte právo podať sťažnosť na dozorný orgán. Na Slovensku je týmto orgánom

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky,

so sídlom na Hraničnej 12, 820 07 Bratislava 27,

e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk,

telefón: +421 2 3231 3214.


Tento podrobný dokument by mal byť základom na zabezpečenie transparentnosti a ochrany osobných údajov. Pre jeho finálnu verziu, ktorá bude plne v súlade s vašimi konkrétnymi potrebami a legislatívnymi požiadavkami, je vhodné ho konzultovať s právnikom špecializujúcim sa na ochranu osobných údajov a GDPR.